Cuando un cliente nos ha pedido que le organizásemos un evento, desde el punto de vista de la comunicación, lo primero que analizamos es para qué se realiza. Pues en muchas ocasiones, es para presentar un producto o servicio que no requiere tanto despliegue económico, ya que se pueden realizar numerosas técnicas de comunicación, sin incurrir en cuantiosas cantidades económicas. Porque en la mente del cliente, a veces está en que van amortizar esta acción con la comunicación que se derive de dicho acontecimiento. Pero en ocasiones, por múltiples motivos, la repercusión es menor que las expectativas, y ¡ya está! el lío montado.

Pero, en otras ocasiones, la mayoría, ha sido fundamental realizar un evento, por lo que lo primero que hacemos es analizar qué se presenta, a qué público nos vamos a dirigir, aquí incluimos medios y destinatarios del producto, cuánto tiempo tenemos de realización, y una larga lista de aspectos para que sea un éxito.

La premisa mas importante es que todo evento precisa de una cobertura informativa. Son idóneos para fomentar y estrechar las relaciones de los organizadores y patrocinadores con la prensa. Se trata, por tanto, de una técnica de “comunicación por la acción”, en la que persiguen impactar a determinados colectivos objetivo con un mensaje concreto. Este tipo de técnicas de comunicación suelen combinar perfectamente con las RR.PP. que, generalmente y por la naturaleza del mensaje, pueden aportar reconocimiento y crédito público, al tiempo que permiten reforzar el mensaje, incrementar la frecuencia y/o ampliar la cobertura.

Sin embargo, es necesario llegar a los medios de comunicación con originalidad en los planteamientos y la credibilidad que aporta la coherencia informativa, para que acudan al evento de nuestro cliente, pues normalmente están muy saturados por la cantidad de acontecimientos que se producen, principalmente, en las grandes ciudades.

Por ello, tenemos que tener empatía y ofrecer información de interés mediante una estrategia informativa eficaz, adaptada a la “naturaleza” del evento, a los objetivos de comunicación, así como a la idiosincrasia de los diferentes soportes y colectivo objetivo.

También nos centramos en el envío de la invitación; es fundamental, pero cómo debe ser o qué debe incluir para despertar la atención del periodista. En muchas ocasiones tendemos a perdernos en lo superfluo, lo aparente, olvidando el fondo de las cosas, lo esencial. El periodista es un profesional de la información que trabaja para ofrecer a sus lectores, audiencia, oyentes… contenidos interesantes y de calidad, y es esta máxima la que debe guiar la elaboración de una invitación. A partir de aquí, formatos espectaculares, sorprendentes, divertidos, … bien venidos sean.

El objetivo de la invitación es propiciar en lo posible un contacto directo con el periodista. El mayor o menor seguimiento vendrá dado en función de las posibilidades del que convoca y de las características del evento. Así, si por ejemplo existen limitaciones de plaza, o bien se va a utilizar un medio de transporte común o hay que reservar plazas hoteleras, las labores de seguimiento serán mas exhaustivas que en otro tipo de eventos mas “abiertos”.

En ocasiones, cuando alguno de nuestros clientes organiza un evento surge la duda de si se regala algo a los medios que acudan. Desde mi punto de vista, si soy partidaria de que la empresa, si lo considera oportuno, tenga un detalle con los asistentes a un acto; sobre todo por ejemplo si es la presentación de un producto, del que se pueden hacer entrega de una muestra.. Por el contrario, no soy nada partidaria de utilizar ningún tipo de gancho para “enmascarar” una convocatoria de prensa. En primer lugar, porque se corre el riesgo de insultar la inteligencia de los periodistas; en segundo lugar, porque el incremento de asistencia que producen estrategias de este tipo no suelen tener un reflejo en los resultados finales; y en tercer lugar, porque a medio plazo terminan lesionando gravemente la imagen y credibilidad de la empresa.

Y qué ocurre con los que no han podido asistir. Nosotros somos partidarios que a aquellos que han demostrado interés pero por diversas circunstancias no han podido, entendemos que hay que enviarles toda la información del acto. La tan deseada credibilidad empieza por asumir que las relaciones públicas se sustentan sobre el derecho de las personas a estar informadas, y que la misión del periodista es garantizar ese derecho. Cuanto antes asumamos este principio básico antes comenzará a dar sus frutos la estrategia informativa de la empresa. Pero alguno podrá pensar que entonces que diferencia hay con los que asisten. Pues muy sencilla, nosotros enviaremos la documentación entregada y alguna imagen, pero los que asisten han tenido la oportunidad directa de entrevistar o hablar con el portavoz en concreto, o bien experimentar de primera mano, aquello que estamos presentando o infinidad de información o resolución de dudas que se plantean in situ, y todo esto, no lo tiene el que no ha acudido.

Susana Moré Torres
Directora de Comunicación de Recursos de Mercado
Publicado el 21 de diciembre de 2016 por la revista: